Κατά την αποστολή ενός εμπορευματοκιβωτίου στην Αφρική, συχνά απαιτούνται ορισμένα πρόσθετα έγγραφα και ειδικές διαδικασίες ανάλογα με τη χώρα προορισμού.

Πολλές από αυτές τις ειδικές απαιτήσεις αφορούν εισαγωγές, αλλά μερικές από αυτές θα πρέπει να συμπεριληφθούν και στη διεκπεραίωση της εξαγωγής. Αυτή είναι η περίπτωση του ECTN (Electronic Cargo Tracking Note).

Το έγγραφο ECTN είναι επίσης γνωστό ως Bordereau de Suivi Cargaison (BSC) ή Loading certificate ή Waiver, ανάλογα με τη χώρα. Αυτό το πιστοποιητικό περιέχει πληροφορίες σχετικά με το ναύλο ή το φορτίο και χρησιμοποιείται από τις Αρχές σε ορισμένες χώρες για τον έλεγχο των εισαγωγών, πριν φτάσουν στο λιμάνι προορισμού.

Τα έγγραφα ΕCTN είναι επίσημα θαλάσσια έγγραφα που περιέχουν πλήρη στοιχεία του εξαγωγέα / εισαγωγέα, τον τρόπο αποστολής (εμπορευματοκιβώτια, groupage κ.λπ.), το είδος και την αξία των εμπορευμάτων που μεταφέρονται, το όνομα του πλοίου και το κόστος ναύλου για την μεταφορά. Αυτά τα πιστοποιητικά εκδίδονται από τον εισαγωγέα ή τον εξαγωγέα και πρέπει να κατατεθούν πριν το φορτίο φτάσει στον λιμένα εκφόρτωσής του. Το χρονικό πλαίσιο και η διάρκεια που χρειάζεται για την επικύρωση του πιστοποιητικού ποικίλλουν. Εάν η υποβολή δεν γίνει εντός προθεσμίας, επιβάλλεται πρόστιμο στο φορτίο.

Ο αποστολέας υποβάλλει τα απαραίτητα έγγραφα (BL, εμπορικό τιμολόγιο, έντυπο e-force παρακολούθησης GUCE ή DI και ID) για επαλήθευση στο reception desk της CNSC. Μετά τη σάρωση των εγγράφων, το έντυπο ECTN συμπληρώνεται από το λιμενικό πράκτορα CNSC. Ο αποστολέας πληρώνει για το ECTN στο ταμείο της CNSC και το ECTN γίνεται διαθέσιμο.

Ο αριθμός ECTN πρέπει να περιλαμβάνεται σε όλα τα έγγραφα που σχετίζονται με τη μεταφορά. Το BL (φορτωτική) όπου αναγράφονται οι πληροφορίες σχετικά με το εμπορευματοκιβώτιο ή το χύμα φορτίο πρέπει επίσης να περιέχει τον αριθμό ECTN.

Θα χρειαστείτε οπωσδήποτε αυτό το έγγραφο σε περίπτωση που θέλετε να στείλετε τα προϊόντα σας σε οποιονδήποτε από τους παρακάτω προορισμούς:

Όποιο φορτίο φτάνει στο λιμάνι οποιασδήποτε από τις παραπάνω χώρες χωρίς το CTN ή το ECTN (Electronic Cargo Tracking Note) δεν θα απελευθερωθεί μέχρι να σταλεί ένα CTN ή έγκυρο ECTN από το λιμάνι φόρτωσης. Ο παραλήπτης αναλαμβάνει την ευθύνη για τα έξοδα σταλιών και αποθήκευσης. Οι χρεώσεις που δεν καλύπτονται από το CTN θα επιβάλλονται ως πρόστιμα και θα χρεώνονται στον εισαγωγέα. Υπάρχει επίσης μεγάλος κίνδυνος επιβολής προστίμων, αν το έγγραφο δεν κατατεθεί 10 ημέρες μετά την αναχώρηση του πλοίου.